Betriebskostenabrechnung – Welche Kostenpositionen sind zulässig und was ist dabei zu beachten?

von | Mittwoch, 22.02.2023 | Allgemein

Die meisten Mieter erhalten einmal im Jahr die Betriebskostenabrechnung. Diese Abrechnung ist oft ein Streitpunkt zwischen Vermieter und Mieter. Sie möchten erfahren, welche Kostenpositionen umlagefähig sind und welche formalen Anforderungen die Beteiebskostenabrechnung erfüllen muss? Darüber informieren wir Sie in diesem Beitrag.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind gemäß dem Mietrecht solche Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder die sachgerechte Verwendung des Gebäudes, des Grundstücks, der Anlagen und der Einrichtungen regelmäßig entstehen. Der Vermieter ist verpflichtet, die von der Mietpartei geleisteten Vorauszahlungen regelmäßig und korrekt abzurechnen. Vermieter und Mieter können sich auf eine Betriebskostenpauschale einigen. In diesem Fall ist der Vermieter nicht zur Betriebskostenabrechnung verpflichtet und kann von den Mietparteien keine Nachzahlung verlangen. Die Betriebskosten werden im allgemeinen Sprachgebrauch auch als Nebenkosten bezeichnet. Für Heizung und Warmwasser im privaten Wohnraum greift die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) als gesondertes Regelwerk.

Zulässige Kostenpositionen in der Betriebskostenabrechnung

Welche Kosten der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung umlegen darf, hängt primär von der vertraglich getroffenen Regelung ab. Beispiele für grundsätzlich umlagefähige Kostenpositionen sind Grundsteuer, Müllbeseitigung, Straßenreinigung, Haus- und Grundstücksentwässerung, Betriebskosten eines Personenaufzugs, Gebäudereinigung, Hausmeisterdienste, Gartenpflege, Betrieb der Gemeinschaftsanlagen, Beleuchtung im Treppenhaus und Außenbereich, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Antennenanlage, Glasfaserbereitstellung sowie Betriebskosten der Anlagen für die Wäschepflege. Für eine genauere Beschreibung, schauen Sie gern hier vorbei.

Unzulässige Kostenpositionen in der Betriebskostenabrechnung

Kostenpositionen, die im Mietvertrag nicht ausdrücklich genannt sind, dürfen vom Vermieter nicht weitergegeben werden. Auch Kosten, die nicht regelmäßig entstehen, dürfen nicht umgelegt werden. Die individuellen Heiz- und Warmwasserkosten müssen im Normalfall nach den Vorschriften der HeizkostenV abgerechnet werden. Dafür ist eine gesonderte Heizkostenabrechnung erforderlich. Kosten als Folge eines Leerstandes sind grundsätzlich nicht umlagefähig. Gleiches gilt die Ausgaben der Hausverwaltung, der Buchführung und der Kontoführung. Auch die Kosten für Reparaturen und Instandhaltung dürfen nicht an die Mietpartei weitergegeben werden. Daher sind die Ausgaben für die Hausmeisterdienste nicht vollständig umlagefähig, falls darin auch Reparaturen oder Renovierungsarbeiten enthalten sind.

Verteilerschlüssel und Erhöhung der Pauschale

Die Betriebskosten werden in der Regel nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Sofern die Kosten von dem erfassten Verbrauch durch die Mietpartei abhängen, sind diese nach einem spezifischen Maßstab umzulegen. Maßgeblich ist dabei der Verbrauch oder der Grad der Verursachung durch die einzelnen Mietparteien. Der Vermieter darf die Betriebskostenpauschale nur erhöhen, wenn er sich im Mietvertrag die Anpassung ausdrücklich vorbehalten hat.

Formale Anforderungen bei der Betriebskostenabrechnung

Neben dem Abrechnungszeitraum müssen die Gesamtkosten und die auf den Mieter entfallenden einzelnen Kostenpositionen nachvollziehbar ausgewiesen sein. Auch die Vorauszahlungen müssen in der schriftlichen Abrechnung enthalten sein. Erforderlich ist außerdem eine klare Darstellung des verwendeten Verteilungsschlüssels.

Vorgaben zu Fristen und Zeiträumen

Die Abrechnungsperiode darf sich maximal über ein Jahr erstrecken. Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Der Vermieter hat spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode dem Mieter die Abrechnung zu übermitteln. Danach kann er eine Nachforderung im Normalfall nicht mehr geltend machen. Der Anspruch auf Übermittlung einer Nebenkostenabrechnung verjährt nach drei Jahren. In diesem Zeitraum kann die Mietpartei die Betriebskostenabrechnung geltend machen, falls der Vermieter keine Abrechnung vorgelegt hat. Die Nachforderung des Vermieters oder das Guthaben der Mietpartei verjährt jeweils nach drei Jahren.

Um mehr von Betriebskosten zu erfahren, schauen Sie gern hier vorbei.

Foto: stock.adobe.com – Charnchai saeheng

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